Násle­dující požadav­ky na úpravu e-mailů se uplatňují v případě, kdy je e-mail používá jako obchodní či úřední dopis.

Součástí hlavičky e-mailu je e-mailová ad­resa odesílatele a adresáta, předmět, popřípadě kopie a skryté kopie. E-mailová ad­resa odesílatele, datum a čas odeslání se vyplní auto­matic­ky.

Text zprávy začíná os­lovením. Úprava textu se shoduje s úpra­vou textu v obchod­ních a úředních dopisech, ale nepoužívá se zarov­nání do bloku ani dělení slov a doporučuje se oddělovat odstav­ce mezerou mezi odstav­ci místo odstav­cové zarážky.

Zpráva končí pozdravem, za ním se píše jméno a funkce odesílatele. V zakončení zprávy se uvádí název a ad­resa odesílající or­ganizace a kon­taktní údaje odesílatele (např. číslo telefonu, e-mail nebo odkaz na webové stránky).

Je­stliže je velmi obtížné nebo tech­nic­ky nemožné psát správný znak, je v textu e-mailu dovoleno nah­razovat např. pomlčku spojov­níkem, popřípadě použít další nez­bytná zjed­noduš­ení.

Pro e-mail se používá HTML nebo prostý text. Při použití HTML se před­nostně používá bílé pozadí a černá nebo jiná vhodná barva písma, aby byl text snad­no čitelný. Na pozadí za tex­tem e-mailu nemá být žádný motiv ani vzorek, který by mohl čtení textu znes­nadnit.

Dokumen­ty delšího nebo závažnějšího ob­sahu (nabídky, ob­jednáv­ky, smlouvy, fak­tu­ry), tabul­ky a grafy se ob­vykle zasílají v příloze e-mailu. Na přílohu se upozor­ňuje v textu e-mailu. Vhodné je specifikovat i její obsah.

1. Je­stliže se nepožaduje, aby příjemce obsah dokumen­tu up­ravov­al, up­řednostňuje se předávání doku­mentů ve formátu PDF. Takovýto soubor má být nezávislý na zdrojích mimo soubor, např. má ob­sahovat zdroje všech použitých písem nebo vložené podmnožiny znaků písem, jsou-li potřebné pro vyk­resl­ení ob­sahu dokumen­tu. Je-li to účelné, přílohou souboru PDF může být také soubor nebo soubo­ry, z kterých byl soubor PDF původně vytvořen.


2. Má-li se příjemce přílohy podílet na úpravách ob­sahu přílohy, měl by se s ním dohod­nout formát výměny dat předem. Pokud takováto předchozí dohoda s příjemce neexis­tuje, nemá odesílatel před­pokládat, že příjemce dovede doručené soubo­ry náležitě zob­razit a zpracovat, ani v případě, když zvolí obecně používané formáty souborů.

Při předávání souborů většího datového ob­jemu se doporučuje používat vhodné datové úložiště a sdělit příjemci odkaz ke stažení nebo vyz­vednutí souborů. Při využití takového úložiště musí být zajištěno, že budou zac­hovány požadav­ky na bezpečnost a oc­hranu údajů obsažených v přílohách a že bude vhodně zabez­pečeno také předání údajů umožňujících přístup k souborům v úložišti.