E-maily

---

Následující požadavky na úpravu e-mailů se uplatňují v případě, kdy je e-mail používá jako obchodní či úřední dopis.

Součástí hlavičky e-mailu je e-mailová adresa odesílatele a adresáta, předmět, popřípadě kopie a skryté kopie. E-mailová adresa odesílatele, datum a čas odeslání se vyplní automaticky.

Text zprávy začíná oslovením. Úprava textu se shoduje s úpravou textu v obchodních a úředních dopisech, ale nepoužívá se zarovnání do bloku ani dělení slov a doporučuje se oddělovat odstavce mezerou mezi odstavci místo odstavcové zarážky.

Zpráva končí pozdravem, za ním se píše jméno a funkce odesílatele. V zakončení zprávy se uvádí název a adresa odesílající organizace a kontaktní údaje odesílatele (např. číslo telefonu, e-mail nebo odkaz na webové stránky).

Jestliže je velmi obtížné nebo technicky nemožné psát správný znak, je v textu e-mailu dovoleno nahrazovat např. pomlčku spojovníkem, popřípadě použít další nezbytná zjednodušení.

Pro e-mail se používá HTML nebo prostý text. Při použití HTML se přednostně používá bílé pozadí a černá nebo jiná vhodná barva písma, aby byl text snadno čitelný. Na pozadí za textem e-mailu nemá být žádný motiv ani vzorek, který by mohl čtení textu znesnadnit.

Dokumenty delšího nebo závažnějšího obsahu (nabídky, objednávky, smlouvy, faktury), tabulky a grafy se obvykle zasílají v příloze e-mailu. Na přílohu se upozorňuje v textu e-mailu. Vhodné je specifikovat i její obsah.

1. Jestliže se nepožaduje, aby příjemce obsah dokumentu upravoval, upřednostňuje se předávání dokumentů ve formátu PDF. Takovýto soubor má být nezávislý na zdrojích mimo soubor, např. má obsahovat zdroje všech použitých písem nebo vložené podmnožiny znaků písem, jsou-li potřebné pro vykreslení obsahu dokumentu. Je-li to účelné, přílohou souboru PDF může být také soubor nebo soubory, z kterých byl soubor PDF původně vytvořen.


2. Má-li se příjemce přílohy podílet na úpravách obsahu přílohy, měl by se s ním dohodnout formát výměny dat předem. Pokud takováto předchozí dohoda s příjemce neexistuje, nemá odesílatel předpokládat, že příjemce dovede doručené soubory náležitě zobrazit a zpracovat, ani v případě, když zvolí obecně používané formáty souborů.

Při předávání souborů většího datového objemu se doporučuje používat vhodné datové úložiště a sdělit příjemci odkaz ke stažení nebo vyzvednutí souborů. Při využití takového úložiště musí být zajištěno, že budou zachovány požadavky na bezpečnost a ochranu údajů obsažených v přílohách a že bude vhodně zabezpečeno také předání údajů umožňujících přístup k souborům v úložišti.