Obsah

06

Prezentační dovednosti

V souvislosti s různými aktivitami pracovníků organizace lze rozlišit tyto specifické případy formální komunikace:

  • projev – proti sobě stojí řečník a auditorium, diskuse je možná, ale není pravidlem;
  • porada – skupina pracovníků, tým, řízená diskuse je pravidlem;
  • rozhovor při řešení problému – nadřízený versus podřízený, resp. podřízený pracovní kolektiv;
  • rozhovor při oznámení rozhodnutí – nadřízený versus podřízený, resp. podřízený pracovní kolektiv;
  • pohovor zaměřený na hodnocení pracovních výsledků – mezi čtyřma očima;
  • pohovor za účelem pokárání - mezi čtyřma očima;

Projev

Při prezentacích a přednáškách, při setkání za účelem motivování pracovního týmu, při vítání významné návštěvy je nutné ovládat umění své nápady a myšlenky vyjádřit a v dalším kroku také prosadit.

Při přípravě projevu musíme mít stále na mysli, co vlastně chceme svým projevem vyvolat:
  • chceme pouze informovat,
  • či snad motivovat,
  • nebo chceme pracovníky získat pro novou věc.

Přejdeme-li k diskusi, je bezpodmínečně nutné neopomenout objektivní a systematické řízení této fáze. Pro úspěšné a efektivní řízení diskuse lze uvést následující pravidla:

  • vyslechnout každou otázku až do konce, nepřerušovat tazatele;
  • otázku pozitivně formulovat;
  • odpovědi by měly být jasné, bez agrese a emocí;
  • vyhledávat a vytvářet podporu mezi posluchači zpětnými otázkami;
  • povzbuzovat k aktivní diskusi ty, u nichž lze vypozorovat přístup shodný s řečníkem;
  • směrovat diskusi k požadovanému cíli, v případě potřeby musí řečník vystupovat i mírně direktivně;
  • nikdy nesmí být účastníci diskuse shazování či zesměšňováni.

Základní orientační body, jak upoutat pozornost a zároveň zaujmout obecenstvo:

  • Dívejte se posluchačům do očí.
  • Mluvte pomalu, kontrolujte tempo řeči.
  • Mluvte v krátkých větách, přesně formulujte.
  • Opakujte jen tehdy, je-li to nezbytné pro zvýraznění závažné myšlenky.
  • Vyvarujte se monotónního a příliš hlasitého přednesu.
  • Používejte přirovnání, příkladů z běžného života, z historie, sportu, literatury.
  • Vyprávějte vlastní zážitky, zkušenosti (bez přehánění).
  • Svůj projev dokumentujte názorně (grafy, obrázky, apod.).
  • Použijte humor a vtip, ale vyvarujte se jízlivost.
  • Nakrátko se odmlčte, abyste podnítili zájem posluchačů.
  • Důležité je nejen co říkáte, ale i jak to říkáte. A musíte umět také naslouchat.

Plánování vašeho vystoupení

Nejdříve musíte při plánování svého vystoupení odpovědět na otázku „Proč“, nikoliv „Co“. Na otázku „Co“ odpovíte, až začnete své myšlenky systematicky třídit a skládat. Na začátku byste se měli zabývat otázkou, proč vystoupíte před určitým auditoriem. Odpověď na tuto otázku Vám přípravu Vašeho vystoupení usnadní. Byli jste například vyzváni, abyste před vedením firmy vystoupili s příspěvkem k rozpočtu oddělení na příští rok. Nezačínejte tím, že napíšete, co chcete říkat, ale zeptejte se sami sebe, čeho byste chtěli svým vystoupením dosáhnout. Budete žádat zvýšení rozpočtu nebo předkládat plán, jak byste mohl vyjít s méně penězi? Dříve než začnete vystoupení připravovat, pomyslete na specifické cíle v souvislosti se svými posluchači. Umíte si představit stavbu domu bez stavebních plánů? Dříve než někdo začne stavět dům, potřebuje plány, aby zjistil, jaké materiály je nutno koupit a jak budou použity. Právě tak i plán vašeho vystoupení učiní vlastní práci s jeho sestavením mnohem účinnější. Pomůže Vám přitom postup ve dvou krocích: vypracování cílů a analýza posluchačů.

Základní body přípravy prezentace

  • Jaký mám záměr, cíl?
  • Co chci prezentací dosáhnout?
  • Ke komu budu mluvit?
  • Kdy a kde?
  • Kolik mám času k dispozici?
  • Co řeknu?
  • Jak to řeknu, aby druzí přijali cíl tak, jak chci? Toto je jádro prezentačních dovedností.
  • S kým a čím? Jaké pomůcky budu užívat?

Cíle prezentace

  • Uvědomit si klíčový význam přípravy pro celkový efekt prezentace a pro zvládnutí trémy a napětí
  • Naučit se systematicky plánovat a připravovat prezentaci počínaje stanovením cílů a analýzami posluchačů a situace
  • Klademe si za cíl „bouřlivý potlesk“ nebo zprostředkování poznatků, přesvědčení druhých o svém názoru, probuzení zájmu apod.?
  • Cíl projevu se snadno ztratí z očí. Při formulaci prezentace je třeba neustále prověřovat, zda struktura a argumenty podporují cílovou formulaci. Co se k tomu nehodí – pryč s tím!
  • Seznámit se s principy a zásadami zpracovávání obsahu a formy prezentace
  • Uvědomit si jak posluchač vnímá a zpracovává informace, co si pamatuje
  • Pochopit jakými prostředky lze zaujmout, přesvědčit posluchače a udržet jejich pozornost
  • Seznámit se s argumentačními prostředky a pravidly účinné argumentace
  • Seznámit se se zásadami pro přípravu pomůcek a formami doladění prezentace
Motto:
„Kdybych měl osm hodin na pokácení stromu, strávil bych šest hodin broušením sekery.“
(A. Lincoln)
„Neexistuje příznivý vítr pro toho, kdo neví, kam pluje.“
(Seneca)

Účel prezentace

  • čeho chceme dosáhnout
  • co očekáváme od posluchačů

Níže je uvedeno několik základních poznámek, které by měl každý dobrý prezentující detailně vyřešit:
  • Jen ten, kdo zná svůj cíl, může s ním sladit své argumenty a strukturu své prezentace.
  • Je vhodné zohlednit zařazení přednášky do celku – samostatná, součást cyklu, výuky.
  • Zohledňujeme množství posluchačů – široké auditorium, komornější prostředí a dle toho volíme styl projevu.
  • Zvládnutí materiálu k přípravě prezentace.
  • Smyslem není zahltit druhé množstvím informací, materiál je nutno protřídit, ale ani příliš stručná prezentace není dobrá, je třeba vědět mnohem víc, než řekneme v projevu.
  • Časové rozvržení vlastního tématu, dle celkového času pro prezentaci.
  • Komu je téma určeno.
  • Čím pro ně bude užitečné, s jakými zkušenostmi, problémy a zájmy posluchači přicházejí.

Analýza posluchačů

Druhým krokem, který předchází úvahám o obsahu naší prezentace, druhou směrovkou na naší cestě je analýza. Analýza posluchačů a situace, vyhodnocení podmínek, ve kterých prezentace bude probíhat.

Kdo jsou ti, kdo mne budou poslouchat? Pokud si neodpovíme na tuto otázku, nemůžeme zodpovědně začít s přípravou prezentace. Ne vždy můžeme dát na tuto otázku naprosto přesnou odpověď. Ne vždy známe osobně ty, ke kterým budeme mluvit. Většinou ale známe alespoň základní charakteristiky svých posluchačů. Jsou to odborníci, nebo laici, jsou to řídící pracovníci nebo specialisté, jsou to začátečníci nebo zkušení v oboru, jsou mladí nebo starší, jen ženy nebo jen muži? Co o tématu asi vědí a co očekávají, co je bude zajímat? Jinak budeme prezentovat svůj podnik při náboru studentů na vysoké škole a jiné argumenty budeme používat, budeme-li chtít získat staršího odborníka nebo specialistu.

Kromě sociálního složení svého publika zvažujeme také jejich „psychologické nastavení“ k danému tématu a kulturní zázemí. Co to znamená? Psychologické nastavení znamená míru ochoty posluchačů naslouchat vám a vašemu tématu, míru v jaké jsou ochotni téma přijmout nebo zda jej odmítají.

Při analýze kulturního zázemí zvažujeme postoje a hodnoty kulturně odlišného publika, což je stále více a více realita, se kterou budeme pracovat a ve které budeme žít. Při vašem projevu bude publikum, ve kterém budou například také Američané, zřejmě rozpačitě reagovat na vtipy o „ ženském mozku“, přestože v publiku budou jen muži. Vědět zda posluchači jsou tématu nakloněni nebo naopak je velmi důležité zejména tam, kde je cílem prezentace přesvědčit.

Uspořádání materiálů

Kromě struktury úvodu, hlavní statě a závěru pomáhá k pochopení posluchačům také vnitřní uspořádání tématu, pro které můžeme použít následující vzory:

Časový vzor – uspořádání podle času nebo časového vztahu je oblíbeným vzorem u informativní prezentace, kdy začneme minulostí přes přítomnost do budoucnosti, nebo naopak. Většina historických témat je uspořádána takto.

Prostorový vzor je také vhodný u informativního projevu a můžeme s jeho pomocí popsat služební cestu, dovolenou, strukturu firmy nebo konstrukci automobilu. („Naše expedice začala v Itálii, druhou zastávkou bylo Řecko a třetím místem by Kypr.“)

Tematický vzor rozděluje naši prezentaci do podtémat a celků. Budu-li mluvit o kultuře, podtématy mohou být literatura, hudba, film, divadlo a další.

Vzor problém – řešení je častým vzorem tam, kde chceme své posluchače přesvědčit, motivovat. Budu-li chtít přesvědčit své posluchače v poslaneckých lavicích, že by měli přidat na platech například učitelům základních škol, budu v první části konfrontovat posluchače s problémy, které v základním školství existují, jako je například feminizace školství, nedostatek mužských vzorů, únik kvalifikovaných a kvalitních učitelů ze školství, nízké hodnocení profese. Ve druhé části budu navrhovat řešení situace včetně zvýšení platů a dokládat své návrhy argumenty.

Motivované pořadí je vzor vhodný jak pro informativní, tak pro přesvědčující prezentaci a skládá se z pěti kroků: 1. pozornost, 2. potřeba, 3. spokojenost 4. vizualizace a 5. činnost.

První krok znamená přimět publikum, aby nám věnovalo pozornost, aby doslova dychtilo po tom, slyšet, co říkáme. Označení tohoto zaujetí bývá Ice break, Bombónek, Bombička.

Druhý krok vede posluchače k přesvědčení, že existuje potřeba, že by se něco měli naučit, udělat, něco by se mělo stát – teď nebo v budoucnosti. Například potřebu pojištění budeme ilustrovat statistikami, příklady, grafy a zaměříme se na to, jak by mohlo pojištění ovlivnit naši cílovou skupinu posluchačů, jejich finanční, profesní ale i individuální cíle a kvalitu života.

Spokojenost je krokem, ve kterém prezentujeme řešení toho, co jsme doložili v předchozím bodě, ukazujeme na příkladech, jak to uspokojí jejich potřebu.

Vizualizace posiluje pocity a důvěru posluchačů, umožňuje jim představit si, co bude, když například pojištění mít budou, nebo naopak, jaké negativní situace mohou nastat, pokud pojištěni nebudou.

Pátým krokem poskytujeme posluchačům návod - co by měli dělat aby (zůstaneme-li u našeho příkladu) „ pojištění“ získali. Zatímco u informativního projevu stačí první tři kroky a naši posluchači jsou spokojeni, při přesvědčující prezentaci jsou minimálně vizualizace, nejlépe však i návod k činnosti nezbytné.

Struktura prezentace

Každá prezentace musí postupovat racionální cestou, aby se prezentující i každý posluchač dokázal kdykoliv v průběhu prezentace zorientovat, ve které části prezentace se nachází. Doporučené schéma prezentace může být následující:

  1. P – O – P (pozdrav, oslovení, představení)
  2. Téma x cíl prezentace
  3. ICE BREAK (prolomení ledů, zaujetí)
  4. „Proč právě já….?“
  5. Struktura prezentace a především umístění diskuse (v průběhu, po hlavní části prezentace, …)
  6. TELL, TELL, TELL
    1. „Řekni, co řekneš.“
    2. „Řekni to….“
    3. „Řekni, co jsi řekl.“
  7. Diskuse
  8. S – U – P (shrnutí, uzavření, pozdrav)