12
Time management je sadou postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času, obvykle za účelem zvýšení efektivnosti využití pracovního i osobního času.
V dnešní uspěchané době je Time Managment téměř nutností každého úspěšného jedince. Všichni máme stejně času, tak proč slýcháme a často vyslovujeme otřepanou frázi „Nemám čas“? Je to jednoznačně způsobeno neefektivním využitím času a nízkou morálkou při plnění pracovních i osobních cílů a úkolů. Dnes existují již čtyři generace tzv. Time Managementu.
Poslední z nich se zabývá především dlouhodobým hlediskem a pomůže nejen odbourat stres, ale dokonce zlepšit životní situaci čistým sebezdokonalováním. Vědecké výzkumy prokázaly, že lidský mozek se z valné většina využívá na zapamatování a přemýšlení o tom, co vlastně máme a chceme udělat. To je trošku smutné. Proč se radši nevěnovat překonávání problémů? V dalších kapitolách se vám pokusíme stručně vysvětlit, jak prakticky a účinně využít čtvrtou generaci Time Managementu.
První generace se pokouší o organizaci úkolů, co jsou před námi. Výsledkem jsou seznamy úkolů ve vzájemném propojení s potřebnými zdroji vedoucích k jejich zajištění. Tzn., CO a JAK budeme dělat.
Druhá generace doplňuje první generaci o časovou osu. Tzn. CO, JAK a KDY budeme dělat. Tato generace je intuitivní a tento model využívá většina z nás automaticky.
Druhá generace rozvíjí předchozí generace, snaží se o komplexnost jak v denním, tak v týdenním či měsíčním horizontu. Přidává priority a jejich zohlednění. Je velmi propracovaná, bohužel díky tomu i těžkopádná.
Time management čtvrté generace doplňuje, rozvíjí a především zjednodušuje generace předchozí. Tato metodika není založena na principu o co největší přesnost, ale na uspokojování potřeb a podporu pozitivních a tvůrčích myšlenek. Platí, že dlouhodobá efektivita člověka je podmíněna jeho spokojeností.
Tato část je plná důležitých a naléhavých úkolů, které prostě musíme řešit. Naprosto typickými příklady jsou: krize, neodkladné problémy, projekty s pevně stanovenými termíny. Odvažujeme se tvrdit, že tento kvadrant je vysilující a stresující, ale bohužel nutný, proto bychom se měli vždy snažit úkony z prvního kvadrantu řešit důkladně a ihned. Aneb vyčistěte svůj první kvadrant a snažte se do něj nic nepustit!
Činnosti zde jsou naléhavé, ale naštěstí nedůležité. Otravují náš život a většině lidí ubírají životní energii a možnost zaměřit se na důležitější druhý kvadrant. Patří sem: náhlá vyrušení, některé telefonáty, některá korespondence, některé porady, naléhavé záležitosti, oblíbené činnosti. Měli bychom se pokusit činnosti v tomto kvadrantu omezit. Přináší únavu a stres, ale málo pozitivního!
Sem sklouzávají lidé, kteří jsou zničeni neustálým řešením prvního a třetího kvadrantu. Žijí své životy ve stresu a spěchu a tyto činnosti jsou pro ně vysvobozením. Je to nenaléhavý a nedůležitý sektor. Neunaví vás, ale moc toho nepřinese. Proto bychom měli opět vynaložit maximální úsilí o přesun pozornosti odsud do druhého kvadrantu. Patří sem: příjemné činnosti, pracovní zaneprázdnění, některé telefonáty, některá korespondence, zbytečné věci. Stručně se dá říci, že činnosti ze třetího kvadrantu ztrativší důležitosti se přesouvají sem.
Dalším podpůrným prvkem tohoto systému je určení svých rolí a priorit pro každou z nich. Vždy se snažte vystihnout jednotlivé role přesně, pokud se vám začnou dvě role prolínat, tak ztrácí toto rozdělení smysl. Co je smyslem tohoto rozdělení? Je to zcela prosté. Pomůže nám to, rozdělit naše priority na množiny, které si mohou podle situace ustupovat a my tak neztratíme spontánnost a svobodu rozhodnutí. Například náhodná osoba je student, programátor, přítel, člen rodiny, a pokud bude problém v roli rodina, tak se role student a programátor bude muset trochu omezit. Pokud berete tento návod vážně, tak se na pár minut zastavte a sepište si vlastní role. Budeme je brzy potřebovat.
Člověk by se měl naučit rozpoznat své zloděje času a pokusit se je co nejvíce eliminovat. Mezi nejčastější zloděje času patří nestanovené priority a cíle, neplánování, dělání příliš věcí najednou, neschopnost říci ne, vyrušování jinými lidmi, odkládání, atd…
Nejčastější zloději času:Přestože žijeme v hektické době, mnoha tlacích a náhlých či zásadních změnách, potřebujeme mít dostatek času a síly pro všechny sféry svého života, abychom zachovali životní rovnováhu, zdraví a schopnost podávat výborné výkony.
Sféry života: práce, rodina, přátelé, tělo, zdraví, duševní kompenzace, koníčky, finance. Pokud Vás krátkodobě budou zatěžovat problémy v jedné sféře, dají se do jisté míry kompenzovat energií získanou z jiných oblastí. Ujasněte si, co považujete za smysl svého života – jeho vědomí Vám může pomoci překonat krizová období. Pokud se rozhodnete věnovat nějakému cíli čas, budou vaše rozhodnutí vycházet z hodnotového systému, který má pro Vás osobně důležitost a smysl.