Pro obchodní (i úřední) dopisy používáme formát A4 na výšku. Levý okraj stránky má být min. 2 cm, aby se zajis­tilo, že při děrování nedoj­de k narušení textu dopisu.

V hlavičce (záhlaví) dopisu se uvádí název a úplná poštovní ad­resa odesílatele. Může zde být uvede­n také údaj o zápisu sub­jek­tu v obchod­ním rejstříku, IČO a kon­taktní údaje odesílatele. Tyto údaje mohou být umístěny také na dolním ok­raji strany.

Při úpravě poštovní ad­resy adresáta platí pra­vid­la uvede­ná v předchozí kapitole.

Obchodní dopisy ob­sahují většinou tyto od­volací údaje: „Vaše značka“ nebo „Váš dopis značky, ze dne, naše značka, vyřizuje, telefon, mobil, e-mail a datum.

V úředních dopisech se místo údaje „Váš dopis značky“ a „ze dne“ ob­vykle uvádí „číslo je­dnací a spisová značka“, popřípadě údaj o počtu stran a počtu příloh.

2.3.1 Sloup­cové od­volací údaje

Sloup­cové od­volací údaje se umisťují vlevo nebo vpravo od ad­resového pole. Člení se do tří skupin oddělených svis­lou mezerou. Popis­ky i údaje se píší od jedno­tných svis­lic.

V první skupině údajů je pořadí údajů pevné. V obchod­ních dopisech se uvádí značka dopisu, na který se rea­guje, jeho datum a značka dopisu, kterým se odpovídá.

Druhá skupina začíná jménem pra­cov­níka, který dopis vyřizuje. Dále násle­dují údaje o spoje­ní s ním. Ty je možno up­ravit. Např. místo údaj o faxu je možno použít mobil apod.

Třetí skupinu od­volacích údajů tvoří datum.

Obr. 3 Sloup­cové od­volací údaje

2.3.2 Řádkové od­volací údaje

Tyto údaje se píší do řádku pod ad­resové pole. Počet sloupců je možné up­ravit a jedno­tlivé údaje je možné ses­kupovat podle potřeby. Od­volací údaj se vždy začíná psát pod prvním pís­menem popis­ku od­volacího údaje a nesmí přesahovat pod další popisek. Pokud je údaj delší, píše se do dvou, výjimečně tří řádků.

Často jsou běžně používané od­volací údaje dlouhé, a proto se doporučuje používat spíše sloup­cové od­volací údaje místo řádkových.

Obr. 4 Řádkové od­volací údaje

Místo sloup­cové či řádkové úpravy od­volacích údajů se někdy používá také zjed­noduš­ená úprava, kdy se od­volací údaje píší na první řádek pod hlavičkou (záhlavím) dopisu na jeden řádek se zarov­náním vlevo. Pokud se uvádí pouze značka dopisu, je možné ji umístit na druhý řádek pod datum. Pokud se uvádí i místo odeslání, píše se před datem a neodděluje se čárkou. Místo odeslání se doporučuje psát v 1. pádě.

Příklady zjed­noduš­ené úpravy:

Ka/56/2015

No/56/2015 Ing. Jana Nováková tel. 572 555 888

Brno 15. 1. 2015
No/235/15

V od­volacích údajích se datum píše ses­tupně se spojov­níky (pomlčkami), vzes­tupně s mezerami (jedno­místně) nebo vzes­tupně dvoumístně bez mezer. Povoleno je také číselně-slovní vyjádření data, tzn. den je vyjádřen číslem, za kterým násle­duje tečka a mezera, měsíc je vyjádřen slovem a rok nezkráceně čtyřmístným číslem.

V textu dopisu se doporučuje vyjádřit měsíc slovem. Číselný i číselně-slovní způsob zápisu data je možné používat v textu současně. Při číselném vyjádření měsíce v textu je dovoleno používat kterýkoli ze způsobů zápisu (vzes­tupně či ses­tupně). Zvol­ený způsob zápisu data však musí být jedno­tný (stejný).

Příklady:

Předmět (název) dopisu vyjadřuje hes­lovitě jeho obsah. Píše se pod dolní hranici ad­resového pole nebo pod pos­ledním řádkem od­volacích údajů po vynec­hání meze­ry min. 2 řádky. Píše se od levého ok­raje, začíná velkým pís­menem, neukon­čuje se tečkou a vyznačuje se (zvýrazňuje) se většinou tučně. Předmět (název) úředního dokumen­tu (např. oznámení, roz­hodnutí, us­nes­ení apod.) je dovoleno zarov­nat na střed.

Příklad vyjádření předmětu dopisu:
Re­klamace počítačových kláves­nic

Mezi předmětem dopisu a os­lovením se vynec­hávají 2 řádky. Os­lov­ení píšeme od levého ok­raje a zakončujeme ho čárkou. Navazující text dopisu pak začíná malým pís­menem. Os­lov­ení náleží do každého dopisu. V dopisech ad­resovaných obecně pod­niku či or­ganizaci (ne konkrétní osobě) píšeme os­lov­ení např.: Vážená paní / Vážený pane, Vážení přátelé, … Vážení klien­ti, … Vážené paní / Vážení pánové … apod.

Pokud je dopis ad­resovaný konkrétní osobě, je třeba os­lovit přímo tuto osobu. Pokud tento adresát nemá titul ani významnější (vedoucí) funkci, os­lovujeme příjmením. Např.: Vážená paní Nováková, … Vážený pane Kopecký, …

Pokud daná osoba má akademický titul, os­lovujeme tímto titulem. Např.: Vážená paní inženýrko, … Vážený pane magistře, … Vážený pane dok­tore, … Vážený pane pro­fesore, Vážená paní docentko, … apod.

V případě, že se jedná o osobu, která v pod­niku (or­ganizaci) zastává významnější pra­covní funkci (tzn. vedoucí funkci, kdy má „pod sebou“ podřízené pra­cov­níky), os­lovujeme touto funkcí. Např.: Vážený pane staros­to, … Vážená paní ředitel­ko, … Vážená paní ministryně, … Vážený pane před­sedo, … Vážený pane je­dnateli, Vážená paní primářko, … apod.

U násle­dujících adres zvol­te správné os­lov­ení adresáta:

Mezi os­lovením a tex­tem dopisu se vynec­hává většinou mezera jedno­ho řádku. V obchodní a úřední kores­ponden­ci se používá řádkování jedno­duché (vel. 1) nebo popřípadě mírně zvětšené (vel. 1,15).

Pro větší přeh­lednost se jedno­tlivé odstav­ce oddělují jedním volným řádkem. Je povoleno používat oddělení odstavců mezerou i odstav­covou zarážkou (od­sazením od kraje) zároveň. Text dopisu zarov­náváme zleva či do bloku.

Pozdrav píšeme vždy do samos­tatného odstav­ce. Začíná od stejné (levé) svis­lice jako přecházející odstav­ce. Od pos­ledního řádku textu dopisu se odděluje jedním volným řádkem. Tento závěrečný pod­rav může být součástí pos­lední věty nebo souvětí. Je­stliže je tzv. nevětné povahy nebo pokud pokračuje na dalším řádku, tečku za ním nepíšeme. Pokud je povahy větné (jedná se o samos­tatnou větu), píšeme za ním tečku.

Příklady:

S pozdravem
S přátelským pozdravem
S přáním pěkného dne
Těšíme se na spolup­ráci a zdravíme.
Děkujeme za spolup­ráci a přejeme hodně úspěchů.

Razítko or­ganizace (hranaté) se otiskne nad vlastnoruční pod­pis tak, aby ho nepřekrývalo. Razítko kulaté se otiskne dop­rostřed pod text.

Pod­pis se píše vlevo. Pod pod­pisy odpovědných pra­cov­níků se uvádí je­jich titul, jméno, příjmení a funkce. Vždy se uvádí napřed jméno a pak příjmení, jméno se nezkracuje.

Pro později (následně po tisku) psaný vlastnoruční pod­pis se nad nap­saným jménem a příjmením vynec­hává odpovídající počet řádků dle potřeby (cca 3 volné řádky).

Při umístění pod­pisu vlevo se jméno a funkce zarov­návají vlevo a začínají od stejné svis­lice jako jméno a příjmení. Funkce se píše s počátečním malým pís­menem a mezi jménem, příjmením a funkcí je jedno­duché řádkování. V před­tisku je tedy nutné dát pozor na auto­matic­ky před­nastavenou mezerou mezi odstav­ci, která násle­duje po stis­ku klávesy enter. Mezi jménem a funkcí je tedy nutno stisknout klávesy shift+enter.

Při umístění pod­pisu vpravo se pod jméno a příjmení píše funkce na střed nebo od stejné svis­lice jako jméno a příjmení. Je­stliže se píše dvojice pod­pisů, zarov­návají se všechny pod­pisy jedno­tně.

Jsou-li uvede­ny dva pod­pisy, vlevo se podepisuje pra­covní s vyšší funkcí, vpravo pra­cov­ník s funkcí nižší. Je­stliže mají oba pra­cov­níci funkce na stejné úrovni, násle­dující pod­pisy za sebou v ab­eced­ním pořadí. Podepisují-li doku­ment představitelé dvou or­ganizací, vpravo je pod­pis té or­ganizace, která dopis vyhotovila.

Je­stliže je uvede­no více pod­pisů, umísťují se vždy dva vedle sebe a mezi dvojicemi pod­pisů nebo pos­lední dvojicí a pos­ledním pod­pisem se vynec­hává mezera o výšce tři až čtyři řádky.

Pokud k dopisu (písem­nosti) přikládáme ještě další dokumen­ty (např. ceník, katalog, kopie ob­jednávek apod.), je třeba na tyto přílohy v dopisu upozor­nit. Toto upozor­nění se píše od levého ok­raje pod pod­pis, přičemž za pod­pisem vynec­háváme min. 1 volný řádek, ale nejčastěji se vynec­hávají volné dva až tři řádky.

1. Uvést počtem, pokud jsou vyj­menovány (zmiňovány) v textu a počet příloh není součástí od­volacích údajů. V tomto případě se počet příloh zvýrazňuje ob­vykle tučně.
   Je-li příloha pouze jedna (přikládáme pouze 1 doku­ment), stačí nap­sat pouze slovo „Příloha“.


2. Vyj­menovat na jedno­tlivé řádky pod sebou (pokud je příloh menší počet). V tomto případě se také zvýrazňují (tučně).


3. Vyj­menovat pod nad­pisem „Přílohy“, přičemž tento nad­pis zvýrazníme (tučně) a jedno­tlivé přílohy, které píšeme pod sebou na jedno­tlivé řádky, se již nezvýrazňují. Za nad­pisem „Přílohy“ se nepíše žádné in­ter­punkční znaménko.

Příklady:

2 přílohy

Příloha

Katalog
Ceník

Přílohy
Katalog
Ceník

Neodes­lané kopie doku­mentů se mohou para­fovat, je­stliže s je­jich ob­sahem má vyjádřit souh­las někdo jiný než ten, kdo doku­ment podepíše. Kopie mohou být předkládány k para­fování např. tomu, kdo doku­ment ses­tavil, právníkovi či přek­ladateli. Para­fa se umísťuje do levého dolního ok­raje.

Obr. 5 Ukázka para­fovaného dokumen­tu

1. Je­stliže dopis neob­sahuje přílohy, uvádí se rozdělovník pod pod­pisem po vynec­hání meze­ry o výšce nejméně jedno­ho řádku, ob­vykle dvou nebo tří řádků.


2. Je­stliže dopis přílohy ob­sahuje, uvádí se rozdělovník pod upozor­něním na přílohy po vynec­hání meze­ry ob­vykle o výšce min. jedno­ho řádku, ne však větší meze­ry, než byla vynec­hána mezi pod­pisem a upozor­něním na přílohy.

Nad­pis „Na vědomí“, „Rozdělovník“ či „Kopie“ se zvýrazňuje ob­vykle tučně a nepíše se za ním žádné in­ter­punkční znaménko. Výčet všech adresátů se pak píše pod nad­pis.

Příklad:

Na vědomí
Městský úřad Uherské Hradiště
Městský úřad Staré Město

Jako doplňující údaje se uvádějí in­for­mace vztahující se k celé or­ganizaci, např. údaj o sídle or­ganizace, iden­tifikující údaj (iden­tifikační číslo osoby), daňové iden­tifikační číslo, údaj o zápisu pod­nikatele v obchod­ním rejstříku nebo jiné evide­nci, telefonní číslo, e-mailová ad­resa, webová ad­resa a ban­kovní spoje­ní, případně i další údaje, které se nemusí vztahovat k celé or­ganizaci.

Povin­nost uvádět některé údaje může být však předepsána zákonem. Občanský zákoník např. stanovuje, že každý pod­nikatel musí uvádět v obchod­ních li­stinách a v rámci in­for­mací zpřístupňovaných veřej­nosti pro­střed­nictvím dálkového přístupu své jméno a sídlo.

Pod­nikatel zap­saný v obchod­ním rejstříku uvede na obchodní li­stině také údaj o tomto zápisu včetně oddílu a vložky. Pod­nikatel zap­saný v jiném veřejném rejstříku uvede údaj o svém zápisu do tohoto rejstříku. Může se je­dnat např. o spol­kový nebo nadační rejstřík, rejstřík ústavů, rejstřík společenství vlastníků jedno­tek či rejstřík obecně prospěšných společností.

Pod­nikatel nezap­saný ve veřejném rejstříku uvede údaj o svém zápisu do jiné evide­nce. Je­stliže byl pod­nikateli přidělen iden­tifikující údaj, uvede i tento údaj.

Obr. 6 Ukázka doplňujících údajů v záhlaví dopisu

Dopisy se číslují arabskými číslicemi od své první strany a doporučuje se, aby každá strana ob­sahovala číslo strany i cel­kový počet stran (např. 1/4 či 1/4). Je­stliže má dopis pouze jednu stranu, doporučuje se ji nečís­lovat. První strana vícestránkového dopisu nemusí číslo strany nutně zob­razovat.

Na pokračovacím listě se v záhlaví či v zápatí uvádí číslo strany, popřípadě také značka dopisu, číslo je­dnací nebo spisová značka. Pokračovací listy dopisů mohou mít v záhlaví nebo na jiném místě uvede­n také název odesílatele či další údaje. Na pos­lední straně dopisu se píší kromě pozdravu vždy al­es­poň dva řádky textu.

Obr. 7 Struk­tura obchod­ního dopisu

Na základě níže uvede­ných údajů správně vyplňte před­tisk obchod­ního dopisu se svislými od­volacími údaji:

Před­tisk pro obchodní dopis

Jste je­dnatel/ka společnosti Op­avská strojírna, s. r. o. Ad­resa společnosti je: nám. 14. října 1307/2, 150 00 Praha 5 - Smíchov.

Dne 5. li­stopadu 2015 píšete obchodní dopis ad­resovaný Ing. Miros­lavu Vávrovi ze společnosti NOŽE, s. r. o., Palac­hova 2, 280 12 Kolín.

Dopis odesíláte doporuče­ně se značkou 685/2015. Do od­volacích údajů dále doplňte telefonní číslo 381 123 456, fax 381 123 457 a e-mail info@opavo.eu. Do údaje „Vyřizuje“ napište své příjmení.

dne 1. li­stopadu 2015 jsme od Vás obdrželi sadu nožů TM 4000, ale po bližší kontrole jsme zjis­tili, že čepele třech z nich jsou opotřebeny – na plochách čepelí jsou viditelné škrábance a na ostřích nožů jsou zuby až 3 mm hluboké. Kopii ob­jednáv­ky a dodacího listu přikládáme. Věříme, že tyto nevyhovující nože se do naší zásilky dos­ta­ly pouze omylem, a žádáme Vás o okamžitou výměnu za nové kusy. Po je­jich obdržení Vám poškozené nože zašleme zpět.

Text dopisu vhodně rozčleňte do odstavců a zakončete jej pozdravem „S pozdravem“. Dopis podepisujete vy, jako je­dnatel/ka. Nezapomeň­te správným způsobem uvést také přílohy.

Řešení