Obchodní dopisy

---

Pro obchodní (i úřední) dopisy používáme formát A4 na výšku. Levý okraj stránky má být min. 2 cm, aby se zajistilo, že při děrování nedojde k narušení textu dopisu.

V hlavičce (záhlaví) dopisu se uvádí název a úplná poštovní adresa odesílatele. Může zde být uveden také údaj o zápisu subjektu v obchodním rejstříku, IČO a kontaktní údaje odesílatele. Tyto údaje mohou být umístěny také na dolním okraji strany.

Při úpravě poštovní adresy adresáta platí pravidla uvedená v předchozí kapitole.

Obchodní dopisy obsahují většinou tyto odvolací údaje: „Vaše značka“ nebo „Váš dopis značky, ze dne, naše značka, vyřizuje, telefon, mobil, e-mail a datum.

V úředních dopisech se místo údaje „Váš dopis značky“ a „ze dne“ obvykle uvádí „číslo jednací a spisová značka“, popřípadě údaj o počtu stran a počtu příloh.

2.3.1 Sloupcové odvolací údaje

Sloupcové odvolací údaje se umisťují vlevo nebo vpravo od adresového pole. Člení se do tří skupin oddělených svislou mezerou. Popisky i údaje se píší od jednotných svislic.

V první skupině údajů je pořadí údajů pevné. V obchodních dopisech se uvádí značka dopisu, na který se reaguje, jeho datum a značka dopisu, kterým se odpovídá.

Druhá skupina začíná jménem pracovníka, který dopis vyřizuje. Dále následují údaje o spojení s ním. Ty je možno upravit. Např. místo údaj o faxu je možno použít mobil apod.

Třetí skupinu odvolacích údajů tvoří datum.

Obr. 3 Sloupcové odvolací údaje

2.3.2 Řádkové odvolací údaje

Tyto údaje se píší do řádku pod adresové pole. Počet sloupců je možné upravit a jednotlivé údaje je možné seskupovat podle potřeby. Odvolací údaj se vždy začíná psát pod prvním písmenem popisku odvolacího údaje a nesmí přesahovat pod další popisek. Pokud je údaj delší, píše se do dvou, výjimečně tří řádků.

Často jsou běžně používané odvolací údaje dlouhé, a proto se doporučuje používat spíše sloupcové odvolací údaje místo řádkových.

Obr. 4 Řádkové odvolací údaje

Místo sloupcové či řádkové úpravy odvolacích údajů se někdy používá také zjednodušená úprava, kdy se odvolací údaje píší na první řádek pod hlavičkou (záhlavím) dopisu na jeden řádek se zarovnáním vlevo. Pokud se uvádí pouze značka dopisu, je možné ji umístit na druhý řádek pod datum. Pokud se uvádí i místo odeslání, píše se před datem a neodděluje se čárkou. Místo odeslání se doporučuje psát v 1. pádě.

Příklady zjednodušené úpravy:

Ka/56/2015

No/56/2015   Ing. Jana Nováková   tel. 572 555 888

Brno 15. 1. 2015
No/235/15

V odvolacích údajích se datum píše sestupně se spojovníky (pomlčkami), vzestupně s mezerami (jednomístně) nebo vzestupně dvoumístně bez mezer. Povoleno je také číselně-slovní vyjádření data, tzn. den je vyjádřen číslem, za kterým následuje tečka a mezera, měsíc je vyjádřen slovem a rok nezkráceně čtyřmístným číslem.

V textu dopisu se doporučuje vyjádřit měsíc slovem. Číselný i číselně-slovní způsob zápisu data je možné používat v textu současně. Při číselném vyjádření měsíce v textu je dovoleno používat kterýkoli ze způsobů zápisu (vzestupně či sestupně). Zvolený způsob zápisu data však musí být jednotný (stejný).

Příklady:

Předmět (název) dopisu vyjadřuje heslovitě jeho obsah. Píše se pod dolní hranici adresového pole nebo pod posledním řádkem odvolacích údajů po vynechání mezery min. 2 řádky. Píše se od levého okraje, začíná velkým písmenem, neukončuje se tečkou a vyznačuje se (zvýrazňuje) se většinou tučně. Předmět (název) úředního dokumentu (např. oznámení, rozhodnutí, usnesení apod.) je dovoleno zarovnat na střed.

Příklad vyjádření předmětu dopisu:
Reklamace počítačových klávesnic

Mezi předmětem dopisu a oslovením se vynechávají 2 řádky. Oslovení píšeme od levého okraje a zakončujeme ho čárkou. Navazující text dopisu pak začíná malým písmenem. Oslovení náleží do každého dopisu. V dopisech adresovaných obecně podniku či organizaci (ne konkrétní osobě) píšeme oslovení např.: Vážená paní / Vážený pane, Vážení přátelé, … Vážení klienti, … Vážené paní / Vážení pánové … apod.

Pokud je dopis adresovaný konkrétní osobě, je třeba oslovit přímo tuto osobu. Pokud tento adresát nemá titul ani významnější (vedoucí) funkci, oslovujeme příjmením. Např.: Vážená paní Nováková, … Vážený pane Kopecký, …

Pokud daná osoba má akademický titul, oslovujeme tímto titulem. Např.: Vážená paní inženýrko, … Vážený pane magistře, … Vážený pane doktore, … Vážený pane profesore, Vážená paní docentko, … apod.

V případě, že se jedná o osobu, která v podniku (organizaci) zastává významnější pracovní funkci (tzn. vedoucí funkci, kdy má „pod sebou“ podřízené pracovníky), oslovujeme touto funkcí. Např.: Vážený pane starosto, … Vážená paní ředitelko, … Vážená paní ministryně, … Vážený pane předsedo, … Vážený pane jednateli, Vážená paní primářko, … apod.

U následujících adres zvolte správné oslovení adresáta:

Mezi oslovením a textem dopisu se vynechává většinou mezera jednoho řádku. V obchodní a úřední korespondenci se používá řádkování jednoduché (vel. 1) nebo popřípadě mírně zvětšené (vel. 1,15).

Pro větší přehlednost se jednotlivé odstavce oddělují jedním volným řádkem. Je povoleno používat oddělení odstavců mezerou i odstavcovou zarážkou (odsazením od kraje) zároveň. Text dopisu zarovnáváme zleva či do bloku.

Pozdrav píšeme vždy do samostatného odstavce. Začíná od stejné (levé) svislice jako přecházející odstavce. Od posledního řádku textu dopisu se odděluje jedním volným řádkem. Tento závěrečný podrav může být součástí poslední věty nebo souvětí. Jestliže je tzv. nevětné povahy nebo pokud pokračuje na dalším řádku, tečku za ním nepíšeme. Pokud je povahy větné (jedná se o samostatnou větu), píšeme za ním tečku.

Příklady:

S pozdravem
S přátelským pozdravem
S přáním pěkného dne
Těšíme se na spolupráci a zdravíme.
Děkujeme za spolupráci a přejeme hodně úspěchů.

Razítko organizace (hranaté) se otiskne nad vlastnoruční podpis tak, aby ho nepřekrývalo. Razítko kulaté se otiskne doprostřed pod text.

Podpis se píše vlevo. Pod podpisy odpovědných pracovníků se uvádí jejich titul, jméno, příjmení a funkce. Vždy se uvádí napřed jméno a pak příjmení, jméno se nezkracuje.

Pro později (následně po tisku) psaný vlastnoruční podpis se nad napsaným jménem a příjmením vynechává odpovídající počet řádků dle potřeby (cca 3 volné řádky).

Při umístění podpisu vlevo se jméno a funkce zarovnávají vlevo a začínají od stejné svislice jako jméno a příjmení. Funkce se píše s počátečním malým písmenem a mezi jménem, příjmením a funkcí je jednoduché řádkování. V předtisku je tedy nutné dát pozor na automaticky přednastavenou mezerou mezi odstavci, která následuje po stisku klávesy enter. Mezi jménem a funkcí je tedy nutno stisknout klávesy shift+enter.

Při umístění podpisu vpravo se pod jméno a příjmení píše funkce na střed nebo od stejné svislice jako jméno a příjmení. Jestliže se píše dvojice podpisů, zarovnávají se všechny podpisy jednotně.

Jsou-li uvedeny dva podpisy, vlevo se podepisuje pracovní s vyšší funkcí, vpravo pracovník s funkcí nižší. Jestliže mají oba pracovníci funkce na stejné úrovni, následující podpisy za sebou v abecedním pořadí. Podepisují-li dokument představitelé dvou organizací, vpravo je podpis té organizace, která dopis vyhotovila.

Jestliže je uvedeno více podpisů, umísťují se vždy dva vedle sebe a mezi dvojicemi podpisů nebo poslední dvojicí a posledním podpisem se vynechává mezera o výšce tři až čtyři řádky.

Pokud k dopisu (písemnosti) přikládáme ještě další dokumenty (např. ceník, katalog, kopie objednávek apod.), je třeba na tyto přílohy v dopisu upozornit. Toto upozornění se píše od levého okraje pod podpis, přičemž za podpisem vynecháváme min. 1 volný řádek, ale nejčastěji se vynechávají volné dva až tři řádky.

1. Uvést počtem, pokud jsou vyjmenovány (zmiňovány) v textu a počet příloh není součástí odvolacích údajů. V tomto případě se počet příloh zvýrazňuje obvykle tučně.
   Je-li příloha pouze jedna (přikládáme pouze 1 dokument), stačí napsat pouze slovo „Příloha“.


2. Vyjmenovat na jednotlivé řádky pod sebou (pokud je příloh menší počet). V tomto případě se také zvýrazňují (tučně).


3. Vyjmenovat pod nadpisem „Přílohy“, přičemž tento nadpis zvýrazníme (tučně) a jednotlivé přílohy, které píšeme pod sebou na jednotlivé řádky, se již nezvýrazňují. Za nadpisem „Přílohy“ se nepíše žádné interpunkční znaménko.

Příklady:

2 přílohy

Příloha

Katalog
Ceník

Přílohy
Katalog
Ceník

Neodeslané kopie dokumentů se mohou parafovat, jestliže s jejich obsahem má vyjádřit souhlas někdo jiný než ten, kdo dokument podepíše. Kopie mohou být předkládány k parafování např. tomu, kdo dokument sestavil, právníkovi či překladateli. Parafa se umísťuje do levého dolního okraje.

Obr. 5 Ukázka parafovaného dokumentu

1. Jestliže dopis neobsahuje přílohy, uvádí se rozdělovník pod podpisem po vynechání mezery o výšce nejméně jednoho řádku, obvykle dvou nebo tří řádků.


2. Jestliže dopis přílohy obsahuje, uvádí se rozdělovník pod upozorněním na přílohy po vynechání mezery obvykle o výšce min. jednoho řádku, ne však větší mezery, než byla vynechána mezi podpisem a upozorněním na přílohy.

Nadpis „Na vědomí“, „Rozdělovník“ či „Kopie“ se zvýrazňuje obvykle tučně a nepíše se za ním žádné interpunkční znaménko. Výčet všech adresátů se pak píše pod nadpis.

Příklad:

Na vědomí
Městský úřad Uherské Hradiště
Městský úřad Staré Město

Jako doplňující údaje se uvádějí informace vztahující se k celé organizaci, např. údaj o sídle organizace, identifikující údaj (identifikační číslo osoby), daňové identifikační číslo, údaj o zápisu podnikatele v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci, telefonní číslo, e-mailová adresa, webová adresa a bankovní spojení, případně i další údaje, které se nemusí vztahovat k celé organizaci.

Povinnost uvádět některé údaje může být však předepsána zákonem. Občanský zákoník např. stanovuje, že každý podnikatel musí uvádět v obchodních listinách a v rámci informací zpřístupňovaných veřejnosti prostřednictvím dálkového přístupu své jméno a sídlo.

Podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku uvede na obchodní listině také údaj o tomto zápisu včetně oddílu a vložky. Podnikatel zapsaný v jiném veřejném rejstříku uvede údaj o svém zápisu do tohoto rejstříku. Může se jednat např. o spolkový nebo nadační rejstřík, rejstřík ústavů, rejstřík společenství vlastníků jednotek či rejstřík obecně prospěšných společností.

Podnikatel nezapsaný ve veřejném rejstříku uvede údaj o svém zápisu do jiné evidence. Jestliže byl podnikateli přidělen identifikující údaj, uvede i tento údaj.

Obr. 6 Ukázka doplňujících údajů v záhlaví dopisu

Dopisy se číslují arabskými číslicemi od své první strany a doporučuje se, aby každá strana obsahovala číslo strany i celkový počet stran (např. 1/4 či 1/4). Jestliže má dopis pouze jednu stranu, doporučuje se ji nečíslovat. První strana vícestránkového dopisu nemusí číslo strany nutně zobrazovat.

Na pokračovacím listě se v záhlaví či v zápatí uvádí číslo strany, popřípadě také značka dopisu, číslo jednací nebo spisová značka. Pokračovací listy dopisů mohou mít v záhlaví nebo na jiném místě uveden také název odesílatele či další údaje. Na poslední straně dopisu se píší kromě pozdravu vždy alespoň dva řádky textu.

Obr. 7 Struktura obchodního dopisu

Na základě níže uvedených údajů správně vyplňte předtisk obchodního dopisu se svislými odvolacími údaji:

Předtisk pro obchodní dopis

Jste jednatel/ka společnosti Opavská strojírna, s. r. o. Adresa společnosti je: nám. 14. října 1307/2, 150 00  Praha 5 - Smíchov.

Dne 5. listopadu 2015 píšete obchodní dopis adresovaný Ing. Miroslavu Vávrovi ze společnosti NOŽE, s. r. o., Palachova 2, 280 12  Kolín.

Dopis odesíláte doporučeně se značkou 685/2015. Do odvolacích údajů dále doplňte telefonní číslo 381 123 456, fax 381 123 457 a e-mail info@opavo.eu. Do údaje „Vyřizuje“ napište své příjmení.

dne 1. listopadu 2015 jsme od Vás obdrželi sadu nožů TM 4000, ale po bližší kontrole jsme zjistili, že čepele třech z nich jsou opotřebeny – na plochách čepelí jsou viditelné škrábance a na ostřích nožů jsou zuby až 3 mm hluboké. Kopii objednávky a dodacího listu přikládáme. Věříme, že tyto nevyhovující nože se do naší zásilky dostaly pouze omylem, a žádáme Vás o okamžitou výměnu za nové kusy. Po jejich obdržení Vám poškozené nože zašleme zpět.

Text dopisu vhodně rozčleňte do odstavců a zakončete jej pozdravem „S pozdravem“. Dopis podepisujete vy, jako jednatel/ka. Nezapomeňte správným způsobem uvést také přílohy.

Řešení