Pro některé účastníky pracovní porada znamená ztrátu času spojenou s pocity
frustrace. Porady jsou nezbytnou součástí každé manažerské funkce. Nezaměřujte
se na to, co se špatně odehrálo, ale zamyslete se nad tím jak to provést
příště lépe. V žádném případě se nesmí vést porady monologem nadřízeného.
Nechte prostor všem zúčastněným. Můžete tak dojít k novým poznatkům a strategiím.
Docílíte tím, zvýšení motivace k dalším činnostem.
Typy porad:
-
Formální porada - jedná se o pravidelné porady managementu a řeší se připravené
body programu
-
Účelová porada - svolávají se dopředu, program není pevně stanovený a
řeší se na základě operativního problému.
-
Řešitelská porada - řeší se technické, konstrukční nebo technologické
problémy.
-
Informační porada - dochází zde k výměně jednotlivých názorů např. briefingy
(informativní schůzka, tisková konference).
Přínosy porad samostatným účastníkům
-
Získání informací.
-
Možnost odstranit překážky v práci.
-
Vyměnit si zkušenosti.
-
Chuť tvořit a udělat maximum pro úspěch firmy.
Přínosy porad pro firmu
-
Pomáhají rozpoznat firemní problémy a jejich analyzování.
-
Jsou prostředkem pro zvyšování pocitu „sounáležitosti".
-
Jsou příležitostí pro „rozmrazení" zafixovaných postupů.
-
Umožňují lepší koordinaci organizačních složek.
-
Dokáží soustředit pozornost a úsilí pracovníků na hlavní firemní priority.
10 základních pravidel pro vedení porady
-
Připravte si pomůcky
např. flip-chart, kopie materiálů, prezentace apod. Začínejte včas - zvolte
si začátek jednání a dodržujte jej.
-
Jasný program a cíl
- je třeba si před poradou určit: Co? (body jednání, podklady), Kdo? (předsedající,
účastníci), Kdy? (den, denní doba) Kde? (místo odpovídají počtu zúčastněných),
Jak? (způsob projednání), Proč? (co očekávám, výsledek porady), Kolik?
(jak dlouho, výše nákladů). Obvykle je třeba probrat 3-10 záležitostí.
-
Určete zapisovatele
- okamžité zaznamenání a vytváření poznámek vede k odstranění nejasností.
Pomůžete tím nezúčastněným osobám a zaznamenáte jim, co se dělo v době
jejich nepřítomnosti. Rozdělíte si tím úkoly, kdo, co, kdy a kde bude dělat.
-
Shrnujte a rekapitulujte
- při delších časových diskuzích proveďte shrnutí. Uveďte také vyřešené
body.
-
Držte se struktury diskuze
a nenavrhujte hned řešení, ale žádejte doložení fakty. Rozhodnutí bude
na základě doložených čísel (prodej, zisk, úspora).
-
Nedělat malé porady
- raději jednu a větší než méně malých. Poradu proveďte tehdy, je- li
k tomu důvod. Velkou poradu si rozdělte na jednotlivá témata. Dělejte pravidelně
přestávky, protože cca po 45 minutách klesá pozornost zúčastněných. Docílíte
tím většího přehledu o probíraných věcech, větší efektivity, flexibility
a nebudete zbytečně ztrácet čas nad nepodstatnými věcmi.
-
Vtáhněte do aktivní účasti všechny, vytvářet klima otevřenosti.
-
Dodržujte program a časem zbytečně neplýtvejte. Nikdy zbytečně neprotahujte 10-ti minutovou poradu na hodinovou.
-
Zvládejte konflikty
-
Dodržujte stanovený čas konce porady a v závěru buďte pozitivní
- Stanovte si dobu trvání a čas věnovaný jednotlivým tématům, která budou
trvat cca 10-15 minut. Celková doba by neměla přesáhnout hodinu. Nepůsobí
to na jedince psychicky a ztrácíte tím úsporu času.
Efektivní porada záleží na chování a typu předsedajícího a samotných účastníků
porady:
direktivní typ
- preferuje disciplínu, důslednost, solidní přípravu, ale málo připouští
diskusi a těžko změní názor;
přátelský typ
– tendence k nedodržování času a disciplíny;
detailista
(puntičkář) - vše do detailů připraví, dodržuje začátky, ale konce protahuje.
Nedokáže měnit svá rozhodnutí.
ambiciózní typ
- má promyšlený cíl, plán porady, rychle přijímá rozhodnutí, stručné a
jasné zápisy; chce vždy zvítězit, nerad ustupuje;
kliďas
(flegmatik) - často řídí porady s nadhledem, zaměří se na priority, zvládá
konflikty, moc mu neříká odpovědnost a dochvilnost.
byrokrat
- organizuje pravidelné porady, s pevným program
dezorganizovaný typ
(chaotik) - má špatnou organizaci porad, výhodou je jeho pružnost při
rozhodování.
Účastníci porady:
pozitivní typ
- působí na své členy týmu a je pro ně velkým přínosem, dokáže situaci
uklidnit
upovídaný typ
- je třeba ho poslouchat (dobré nápady, myšlenky), pokud vede dlouho monolog,
je nutno ho slušně přerušit.
učitel
- člověk s velkým přínosem (vědomosti), má tendenci poučovat a tím v nás
může vyvolat pocit nechutenství.
plachý typ
- musíme ho vtáhnout do dění - téměř vždy dobře reaguje.
pochybovač
- má pochybnosti, není spokojen, snaží se nachytat ostatní, že to dělají
špatně
hádavý typ
- nesouhlasí s některými názory a je potřeba ho krotit rozumnými argumenty
nezúčastněný typ
- snažit se je vtáhnou do dění a klást jim přímé otázky.
Zvláštní typy porad
Brainstorming (do češtiny přeložený jako bouře mozků)
Autorem této metody je Allex Faickney Osborn (reklamní pracovník), je
založena na principu, že více lidí ve skupině více vymyslí, než kdyby byli
jednotlivě. Jedná se o skupinovou techniku, kdy zúčastnění mají společně
vymyslet co nejvíce nápadů na dané téma. Mluví se o problémech. Zakázáno
je kritizovat. Tato technika v sobě ukrývá uvolněnou fantazii, inspiraci,
co nejvíce možných nápadů.
Writennig (Brainwriting)
obsahově představuje tato metoda to samé co brainstorming, ale nápady
se zapisují na archy papíru, které kolují mezi účastníky.
Think tank (mozkovna)
nebo také think factory (továrna myšlení) - založena na rozdílných zkušenostech
lidí (stejných i rozdílných oborů). Technika se řídí heslem "víc hlav víc
ví", typická v oblasti politiky a ekonomiky.
Jsou-li porady dobře organizovány, jsou-li zbaveny výše popsaných nedostatků,
mohou být značným přínosem, a to především proto, že:
-
porady a setkání manažerů se členy pracovních skupin dávají prostor pro
vytvoření týmu a upevnění ducha spolupráce;
-
zaměstnanci si na poradách mohou uvědomit své vlastní postavení v rámci
týmu i celé firmy;
-
porady umožňují manažerovi
-
projevit své schopnosti,
-
vybudovat si přirozenou autoritu,
-
upevnit si své postavení
-
porady stimulují kolektiv ke konkrétním, závazným cílům, jsou ideálním
prostředím pro prezentaci cílů týmu a prostředků k jejich dosažení;
-
jednotlivec, který je v takovém prostředí vyzván k spolupráci, se začne
cítit odpovědným, je více vázán přijatým rozhodnutím;
-
porada jako faktor synergie – přicházející si mohou navzájem sdělovat
své zkušenosti, znalosti.
Má-li být porada přínosem, musí být pečlivě připravena. Klíčem k úspěšné přípravě porady je:
-
stanovení cíle porady – manažer může poradou sledovat
-
informování účastníků o určitých skutečnostech,
-
nebo konzultaci či koordinaci řešení určitého problému, popř. řešení určitého
úkolu;
-
posouzení, zda by se cíle nemohlo dosáhnout efektivněji bez organizování
porady
-
ujasnit si důsledky rozhodnutí poradu neuskutečnit,
-
zhodnotit možnost řešit problematiku individuální konzultací;
-
důkladně zhodnotit, kdo bude pozván
-
porady nebývají efektivní, je-li účastníků více než 12,
-
je nutno vybrat pracovníky, jejichž účast je buď nezbytná nebo nevíce
přínosná;
-
určení priorit, naléhavosti bodů porady
-
na začátek patří naléhavé záležitosti, vyžadující konstruktivní přístup
účastníků,
-
program by měl být jasný a stručný,
-
součástí pozvánky na poradu musí být program, datum, místo, čas konání;
-
podkladové materiály musí účastníci obdržet v předstihu;
-
závěry z porady je nutno písemně zpracovat, předat účastníkům