BID-proces a DRAFT-proces

BID-proces a DRAFT-proces je možné spojit s čínským příslovím: tvoje cesta na příštích 10.000 mil začíná právě tímto prvním krokem (čínské přísloví). A první krok k uspořádání akce je – rozhodnutí. ANO, uskutečníme.

Akcím typu a) nebo c) předchází tzv. BID-proces. (BID – přát si, nabízet, ucházet se). To znamená, žadatel deklaruje nabídku jiným subjektům, aby se ucházely o uspořádání akce, která je v garanci někoho jiného (typické jsou nabídky pro uspořádání různých typů sportovních mistrovství, olympijských her, velkých konferencí, ale také např. Českých národních her Speciálních olympiád /SO/). DRAFT pak znamená výběr, návrh, koncept související s pověřením uspořádat danou akci. Poslední etapou tohoto navazujícího procesu je HODNOCENÍ (vnitřní a vnější).

Proč se o uspořádání ucházet (připravit, zpracovat a odeslat nabídku) a co vše tato nabídka obsahuje, uvádíme v heslech. Tato promyšlená nabídka pak koresponduje s návrhem projektu a dále s „manuálem“ či „propozicemi“ dané akce. Příklad je spojen se zkušenostmi pořádání akcí ČHSO a studentským projektem Regionálních her SO, které se v Olomouci uskutečňovaly od roku 1994 do roku 2014.

Důvody pořádání akce:

• Potřeba akce, společenská prospěšnost
• Zviditelnění programu
• Zviditelnění regionu, pořadatelů

V oblasti kultury, sportu či APA nelze očekávat finanční přínos.

Nabídka (BID) pak obsahuje:

• Úvod, zdůvodnění
• Základní identifikační data (místo, termín, počet účastníků)
• Spojení s tím, kdo to vybírá,
• Spojení s lokalitou pořadatele
• Logo – maskot

Stěžejní oblasti

Stěžejní oblasti pro úspěšné zorganizování akce, které jsou pak dále v heslech rozpracovány a které jsou zohledněny ve finančním zdůvodnění projektu, jsou:

• Areál akce
• Ubytování
• Stravování
• Doprava
• Doprovodné akce
• Financování
• Tým organizátorů
• Harmonogram příprav

Areál akce, rozmístění (vzdálenosti a propojení)

• kapacita sportoviště
• popis zařízení komplexně, jednotlivě
• kvalita zařízení
• výzdoba a SO symbolika
• dodržování regulí o reklamách
• zakomponování v lokalitě her,

Ubytování

• připravenost - rozmístění
• informační a orientační systém
• kvalita ubytování (prostory, vybavení, hygiena)
• vhodnost pro osoby se specifickými potřebami,
• ubytování dalších programů (rodiče, asistenti, média, rozhodčí apod.)

Stravování

• teplá i studená strava
• akceptace diet
• kultura stravování
• stravování v průběhu soutěží na sportovištích

• nutriční hodnota
• dostatek nápojů
• občerstvení pro veřejnost
• doba stravování i občerstvení
• aktivita sponzorská při zajištění stravy

Doprava

• doprava do místa dění
• doprava v místě dění (sportoviště a podpůrné služby)
  • volba tras včetně náhradních
  • dostatek dopravních prostředků
  • harmonogram a frekvence dopravy
  • značení tras a prostředků tras
  • informační systém
  • zajištění průjezdnosti a bezpečnosti
  • náhradní varianty (počasí, neprůjezdnost ap.)

Zdravotnický servis

• servis ve stěžejních bodech her
  • časová dostupnost, 24 hod. služby
  • obsazení profesionály
  • kvalita ambulantního vybavení
  • označení
  • komunikační systém
  • vazba na nemocnice
  • vazba na individuální pojištění
  • vazba na individuální medikaci
  • náhradní řešení při katastrofickém scénáři

Bezpečnostní servis

• Pojištění
• Pravidla – informace – značení
• Požární ochrana
• Alkohol, kouření
• Spojení s policií (doprava, pořádková služba)
• Interní – ztráty a nálezy
• Pořadatelská služba (prevence krádeží)

Jednotný informační systém

• Označení prostorů (dle percepčních možností), piktogramy: šatny, WC, sportovní – divácké sektory, stravovací body, ČK, parkoviště, atd.
• Informační služba (dle percepčních kanálů)
• Propojení stanovišť – mezi organizátory
• Kontakt s diváky, doprovody

Doplňkové služby, doplňkové programy

• dle charakteru akce, a to jak pro sportující, tak pro další účastníky či diváky. Mohou být kulturní, turistické, poznávací, relaxační. Jsou pak také součástí manuálu.

Na základě podmínek výběru (BID) se zpracuje DRAFT a v jeho intencích se upřesňují data i podmínky, paralelně se pracuje na projektu.

Příloha 1: DRAFT (výtah z první pracovní verze) v angličtině pro pořádání Evropských her SO v atletice v roce 2005. Na základě draftu byla Olomouc vybrána k pořádání akce, tato se také uskutečnila.