12
Realizace projektu probíhá podle záměru a cílů, přípravy podmínek a personálního zabezpečení. Uskutečnit, dokonce úspěšně uskutečnit – se nelze naučit z videí, přednášek nebo e-learningem.
Proto jsou studenti ve výuce projektování pověřování pořádáním určitých akcí, mezi jinými uspořádáním regionálních her Speciálních olympiád (RSO) již od vzniku studijního oboru ATV (1994) či participací na dalších akcích tohoto typu.
Z navrhovatele se stal organizátor (realizátor, nebo spíš manažer – vyberte si). Tedy osoba, která teď musí akci provést a „dotáhnout“ až do konce. Jsme v etapě, kdy manuály byly rozeslány (v současné době už jen elektronicky) a přicházejí registrační dokumenty. Nezpracovávejte přihlášky postupně, ale okamžitě po termínu jejich ukončení – najednou. Kromě uložení v počítači (se zálohou v jiném počítači) – buďte staromódní a stěžejní dokumenty uchovávejte i v papírové podobě (počítač vám může v nestřeženém okamžiku „kleknout“, nebo ukrást v zaparkovaném autě apod.). Přihlášky je třeba zkontrolovat a buď požádat o doplnění, úpravu nebo vyřadit. Pak dochází ke třídění ve vztahu k vypsaným sportům, pohlaví, věkovým kategoriím a disciplínám tak, jak je uveden v manuálu. Z celkové registrace se odvíjí upřesnění všech oblastí, které byly v projektu v etapě kvalifikovaného odhadu, tj.: počty ubytovacích míst, stravovacích jednotek, tvorba časového pořadu, jídelníčku, zahajovacích ceremoniálů, počty medailí, počty rozhodčích, konečná podoba doplňkových programů, suvenýrů, přesné zajištění V.I.P., médií, atd., atd. Znovu se vracíme zpět k manuálu. V časovém úseku konkrétních příprav je nutné stanovit si časově pevné kontrolní body s určeným obsahem. Kontrolní body, i když mohou být různé typy průběžných kontaktů, se musejí odehrávat v osobních setkáních. Osoby, jichž se týká hlavní organizace (či management) se musejí znát, musejí vytvořit kohezivní skupinu dle principu – táhneme za jeden provaz. Tyto schůzky mají mít konkrétní program, kontrolu a zadání úkolů a jednoduchý zápis. I když součástí schůzky může být tzv. „brain-storming“, hledání řešení, není možné ztrácet čas úvahami co by – kdyby, ale konkrétním výsledkem a posunem realizace dál. Veškeré dokumenty je třeba uchovávat až do etapy vyúčtování a vyhodnocení akce.
Vzhledem k tomu, že každý sport, každá kulturní či jiná akce má svá specifika, také dle délky trvání a významu, nelze další postupy realizace zde uvádět. Pokud se týká akcí ČHSO, budou součástí připravovaných materiálů jednotlivými řediteli sportů. Obecně – všichni plní to, co bylo dohodnuto, co bylo zadáno. Důležitou součástí je práce dobrovolníků, proto se této oblasti věnujeme v následující části.