Akce tedy skončila – „Král je mrtev, nechť žije Král“. Regionální hry
letošního roku skončily, ať žijí hry v příštím roce. Účastníci se rozcházejí,
rozjíždějí, loučí.
Organizátoři s dobrovolníky ale nekončí.
Řeší zpáteční dopravu úklid, děkovné dopisy a tzv. kompletní likvidaci
akce: výsledky a jejich zveřejnění, utřídění dokumentů, děkovné dopisy
partnerům (zakončení „networkingu“ s návazností pro další akce, roky),
následně vyúčtování a hodnocení. Nic z dokumentace se nesmí ztratit, nic
není možné opomenout.
Součástí zakončení je pak vyhodnocení akce, k němuž se přistupuje z hlediska:
-
vnitřního hodnocení:
tým realizátorů (v předchozí etapě to byl navrhovatel) by neměl trpět
slavomamem, jak bylo vše dokonalé, ale měl by být sebekritický s dostatek
sebe-reflexe. Vychází se
-
z dřívějšího průběžného hodnocení, především v případě, že projekt je
dlouhodobý, případně víceletý nebo opakovaný,
-
ze závěrečného hodnocení, kdy by se k celkovému výsledku měly vyjádřit
jednotlivé pracovní skupiny (či jednotlivci odpovědní za úsek). V úvahu
je třeba brát i reflexe účastníků (účastníci jsou někdy oslovováni anketou,
jak danou akci vnímali). Body hodnocení odpovídají sekvencím BID-nabídky.
Podstatnou složkou je – vyúčtování a závěrečná ekonomická zpráva. Nutné
je, pro slušnost, ale i trvalejší networking a sponzoring zaslat podporovatelům
děkovné dopisy, dokumenty o akci s podtržením jejich podílu (konkrétní
požadavky bývají součástí smluv o reklamě, sponzoringu či darech). Vnitřní
hodnocení se musí soustřeďovat jak na kritická fakta a jejich následná
opatření, tak na pozitivní fakta a náměty pro budoucí práci. Vnitřní hodnocení
pak bývá i součástí závěrečné zprávy dle požadavků zadavatele.
-
vnějšího hodnocení:
provádí pověřený orgán. U sportovních akcí to bývá buď tzv. technický
delegát nebo svaz – federace, která danou jednotku pověřila organizací.
Hodnocení provádí dle konkrétních údajů přímo z akce, jelikož jsou tito
zástupci na ní přítomni. Hodnocení je v souladu s položkami předloženého
projektu.Zadavatel obvykle se akce neúčastní, i když bývá zván, vnější
hodnocení provádí na základě závěrečné zprávy nebo tzv. závěrečné monitorovací
zprávy. Tato zpráva je pak nejdůležitější dokument, podle něhož zadavatel
s konečným řešením projektu souhlasí, je ukončen a uchovává se dokumentace
(opět dle zadání) nebo musí žádat další dokumenty, vysvětlení, v nejhorším
případě i navrácení financí.
Závěrečná zpráva (závěrečná monitorovací zpráva u projektů většího rozsahu) musí obsahovat veškeré požadované údaje v daném časovém horizontu.
Teprve teď končí projektování a vlastní projekt – s poučením, co dál a
kudy na to, aby bylo možné veškeré fáze této činnosti zlepšit. Jeden velký
poznatek ze zpětných vazeb se studenty, kteří RSO pořádali v uplynulých
20 letech:
-
Někteří z mých kamarádů nejsou na práci.
-
Nakonec nás zbylo pár, kteří jsme se to dotáhli až do konce.
-
Přátelství se nedělá povídáním a sliby, ale konkrétní činností.
-
Vím, na koho se spolehnout, a to jsou opravdoví přátelé.
-
Z málokteré výuky si přináším do praxe tolik, jako za poslední půlrok práce na projektu.
-
Nelituji času a nervů, mělo to smysl.
Příloha 8: NÁMĚTY kontrolních otázek.